Les règlements reçus (encaissements) ou effectués (décaissement) affectent la trésorerie de l'entreprise. Le PCG retrace les règlements au moyen de deux séries de comptes 51. Banques, établissements financiers et assimilés et 53. Caisse. Ces comptes sont débités lors des entrées de trésorerie et crédités lors des sorties de trésorerie.
Il peut cependant avoir des problèmes de règlements avec les impayés. Il faut également prendre en compte les avances et acomptes versés par un client et les règlements en devises.
Voici un exemple de règlements par un client suite à une commande de 150 euros TTC :
Chapitre 1: Les règlements en espèces
Il existe des interdictions de paiement en espèces pour les professionnels :
- les transactions d'un montant supérieur à 1 100 euros TTC concernant les loyers, transports, services, fournitures et travaux, primes et cotisations d'assurance ainsi que les acquisitions d'immeubles ou d'objets mobiliers.
- les paiements de salaires d'un montant supérieur à 1 500 euros.
Pour les particuliers, les achats de biens et services dont le montant excède 3 000 euros TTC ne peuvent être payés en espèces.
Le compte 53. Caisse est débité pour les règlements reçus (ventes en espèces, versement en espèces, etc.) et crédité pour les règlement effectués (achats en espèces, retrait en espèces, etc.).
Le solde du compte 53. Caisse ne peut être créditeur (on ne peut avoir des espèces négatives, il n'existe pas de billet de - 50 euros !). Il est toujours débiteur ou nul.
Par exemple le client X paye le fournisseur Y en espèce pour 150 euros :
On comptabilise ce paiement en espèce chez le client X :
- en débitant le compte 401 Fournisseurs Y pour 150 euros,
- en créditant le compte 531 Caisse pour 150 euros.
On comptabilise ce paiement en espèce chez le fournisseur Y :
- en débitant le compte 531 Caisse pour 150 euros,
- en créditant le compte 411 Clients X pour 150 euros.
Cependant si les espèces sont déposées directement à la banque et non dans la caisse, il faut alors comptabiliser :
- en débitant le compte 512 Banque pour 150 euros,
- en créditant le compte 411 Clients X pour 150 euros.
Le solde du compte 53. Caisse ne peut être créditeur (on ne peut avoir des espèces négatives, il n'existe pas de billet de - 50 euros !). Il est toujours débiteur ou nul.
Chapitre 2: Les règlements par banque
Le virement, le chèque et les cartes de crédit sont des règlements bancaires.
Le compte 512. Banques est débité du montant des dépôts effectués et crédité du montant des retraits. Un solde débiteur indique la présence d'un excédent de trésorerie, le compte peut être créditeur si l'entité dispose d'une autorisation de découvert. Lorsqu'il existe plusieurs comptes bancaires, il faut créer des subdivisions du compte 512. Banques pour chaque compte (ex : 5121. Banque A, 5122. Banque B). Aucune compensation ne peut être opérée entre des comptes à soldes créditeurs et des comptes à soldes débiteurs.
Exemples de règlements bancaires.
Le client X paye par virement bancaire (ordre de virement) le fournisseur Y (avis de crédit) pour une commande d'un montant TTC de 150 euros :
On comptabilise ce virement bancaire chez le client X :
- en débitant le compte 401 Fournisseurs Y pour 150 euros
- en créditant le compte 512 Banque pour 150 euros.
On comptabilise ce virement bancaire chez le fournisseur Y :
- en débitant le compte 512 Banque pour 150 euros
- en créditant le compte 411 Clients X pour 150 euros.
Cette fois-ci, le client X paye par chèque, il faut alors :
Chez le client X :
- débiter le compte 401 Fournisseurs Y pour 150 euros
- créditer le compte 512 Banque pour 150 euros.
Chez le fournisseur Y :
- débiter le compte 512 Banque pour 150 euros
- créditer le compte 411 Clients X pour 150 euros.
Chapitre 3: Les avances et les acomptes
Les avances sont versées avant tout commencement d'exécution de la commande, les acomptes sont versés sur justification d'une exécution partielle alors que les arrhes permettent à l'acheteur de prendre une option sur la chose vendue. Les arrhes sont perdues en cas de désistement de l'acheteur.
Pour comptabiliser les avances et acomptes sur commandes d'immobilisations, il faut utiliser pour le client les comptes 237. Avances et acomptes versés sur immobilisations incorporelles ou 238. Avances et acomptes versés sur commandes d'immobilisations corporelles.
Pour le fournisseur, il faut utiliser le compte 4191. Clients - avances et acomptes reçus sur commandes.
Il faut toujours être très prudent et négocier avec un fournisseur le versement éventuel d'une avance ou d'un acompte. Il faut en particulier se méfier d'un nouveau fournisseur sans référence, il peut s'agir d'un arnaqueur qui disparaîtra sans jamais livrer la commande une fois l'avance encaissée.
Par exemple, le client X passe une commande d'une machine pour 1000 euros HT avec une avance de 100 euros, il faut passer les écritures suivantes :
- versement de l'avance : débiter le compte 238 Avances et acomptes versés sur commandes d'immobilisations corporelles pour 100 euros, créditer le compte 512 Banque pour 100 euros.
- à réception de la facture : débiter le compte 2155 Outillage industrielle pour 1 000 euros, débiter le compte 44562 TVA sur immobilisations pour 196 euros, créditer le compte 404 Fournisseurs d'immobilisations pour 1196 euros.
- lors du règlement de la facture : débiter le compte 404 Fournisseurs d'immobilisations pour 1 196 euros, créditer le compte 238 Avances et acomptes versés sur commandes d'immobilisations corporelles pour 100 euros, créditer le compte 512. Banque pour 1096 euros.
Pour les avances et acomptes ne concernant pas les immobilisations, il faut utiliser chez le client le compte 4091. Fournisseurs - Avances et acomptes versés sur commandes.
Chapitre 4: Les opérations en devises
La comptabilité générale doit être tenue en euros.
Lorsqu'une facture est libellée en devises, il faut procéder à la conversion des montants en euros pour pouvoir les enregistrer dans les comptes. Cette conversion s'effectue en appliquant le cours du jour de l'opération..
Lors du règlement, l''écart de change s'enregistre au débit du compte 666. Pertes de changes ou 766. Gains de change.
Lors des travaux d'inventaire, il faut convertir les dettes et les créances en devises selon le cours de change du dernier jour de l'exercice. Cependant, ces écarts de change n'étant pas définitif (le règlement interviendra en N+1), il faut utiliser des comptes de régularisation.
Lorsque l'écart de conversion concerne l'actif, il faut utiliser les comptes suivants :
- débiter le compte 476. Différences de conversion - Actif;
- créditer en contrepartie soit le compte de créance, soit le compte de dette.
Un risque de perte de change peut également apparaître, il faut alors comptabiliser une provision en :
- débitant le compte 6865. Dotations aux provisions financières;
- créditant le compte 1515. Provision pour perte de change.
Lorsque l'écart de conversion concerne le passif, il faut utiliser les comptes suivants :
- créditer le compte 477. Différences de conversion - passif;
- débiter en contrepartie soit le compte de créance, soit le compte de dette.
A l'ouverture de l'exercice suivant, les écritures d'écart sont contrepassées et les provisions reprisent.
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