L'article 410-8 du PCG stipule que toute entité contrôle au moins une fois tous les 12 mois les données d'inventaire. L'inventaire est un relevé de tous les éléments d'actif et de passif, au regard desquels sont mentionnées la quantité et la valeur de chacun d'eux à la date d'inventaire. Les données d'inventaire sont conservées et organisées de manière à justifier le contenu de chacun des postes du bilan.
Les données d'inventaire sont regroupées sur le livre d'inventaire. Les comptes annuels sont transcrits chaque année sur le livre d'inventaire, sauf lorsqu'ils sont publiés en annexe au registre du commerce et des sociétés.
Les travaux d'inventaire passent par quatre phases successives :
- L'inventaire des éléments du patrimoine : il permet d'établir la balance avant inventaire qui reprend tous les comptes avec leurs mouvements débiteurs ou créditeurs et donne pour chaque compte son solde.
- Les écritures d'ajustement des comptes : des écritures d'inventaires sont comptabilisées en fonction des évaluations effectuées comme, par exemple, les amortissements des immobilisations.
- Les écritures de regroupement d'inventaire en vue de la détermination du résultat : ces écritures d'inventaires permettent ensuite d'établir la balance après inventaire.
- L'établissement des documents de synthèse : principalement le résultat, le bilan et diverses annexes.
Les travaux d'inventaire concernent principalement :
- Les immobilisations : le comptable doit passer les écritures d'amortissement, de dépréciation et de cession des immobilisations de l'entreprise.
- L'évaluation des stocks.
- La dépréciation de certains actifs en particulier les créances.
- Les provisions.
- Les opérations de régularisation.
Une fois les travaux d'inventaires terminés, le comptable peut clore l'exercice et solder les différents comptes. Il peut ensuite ouvrir une nouvelle période comptable et affecter le résultat.
La clôture et la réouverture des comptes
Le principe d'indépendance des exercices oblige le comptable à procéder à la clôture des comptes.
Pour cela, au moins une fois tout les 12 mois, les comptes de gestion (classe 6 et 7) sont soldés. Cette clôture des comptes de gestion, effectués à partir de la balance après inventaire, permet de calculer le résultat de l'exercice :
- les comptes de charges (compte 6) sont crédités par le débit du compte 12. Résultat de l'exercice,
- les comptes de produits (compte 7) sont débités par le crédit du compte 12. Résultat de l'exercice.
Les logiciels de comptabilité se chargent automatiquement de la clôture et de la réouverture des comptes.
Reste à la charge du comptable :
- les travaux d'inventaires qui doivent être réalisés avant la clôture des comptes,
- l'affectation du résultat de l'exercice après la clôture du bilan.
Il faut utiliser :
- le compte 120. Résultat de l'exercice (bénéfice) si le résultat est bénéficiaire,
- ou le compte 129. Résultat de l'exercice (perte) si le résultat est déficitaire.
Après la clôture des comptes de gestion et l'établissement de la balance de clôture, il faut également clôturer et rouvrir les comptes de bilan.
Il existe pour cela plusieurs méthodes, le plus simple est de :
- clôturer les comptes de bilan en les soldant : les comptes de passif sont débités, les comptes d'actifs crédités;
- puis de contrepasser ces écritures pour rouvrir les comptes de bilan pour l'exercice suivant.
Le bilan d'ouverture d'un exercice doit obligatoirement correspondre au bilan de clôture avant répartition de l'exercice précédent.
En général, les écritures comptables de clôture des comptes de l'année N figure dans un journal d'inventaire ou de bilan.
Les écritures comptables de réouverture des comptes de l'année N+1 figure dans un journal "A nouveau".
L'affectation du résultat.
Il faut distinguer l'affectation du résultat pour une entreprise individuelle d'une société.
Affectation du résultat dans une entreprise individuelle.
Dans une entreprise individuelle, les opérations de l'exploitant avec son entreprise sont comptabilisées dans le compte 108. Compte de l'exploitant. A la clôture de l'exercice, le compte 108. Compte de l'exploitant est soldé par un virement au compte 101. Capital individuel. Il faut également comptabiliser le résultat de l'exercice dans le compte 120. Résultat de l'exercice (bénéfice) ou 129. Résultat de l'exercice (perte).
Lors de de la réouverture de l'exercice suivant il faut virer le compte de résultat au compte 101. Capital individuel.
Affectation du résultat dans les sociétés.
L'affectation du résultat dans les sociétés est décidé par l'assemblée générale des associés ou actionnaire. Cette assemblée se tient au plus tard 6 mois après la clôture de l'exercice. Sur proposition des dirigeants, elles approuvent les comptes et l'affectation du résultat.
Cette assemblé n'est cependant pas totalement libre pour décider de l'affectation du résultat. Des règles très précises doivent être suivies et peuvent par exemple obliger l'entreprise à affecter une partie du résultat en réserves obligatoires. Le principe général est qu'une partie du résultat est distribuée aux actionnaires, l'autre partie est mise en réserve.
Pour comptabiliser l'affectation du résultat d'une société, le comptable dispose des comptes suivants :
- 106. Réserves : concerne les parties du résultat affectées en réserve pour, par exemple, se constituer une réserve financière.
- 457. Associés - Dividendes à payer : concerne la partie du résultat distribuée aux actionnaires.
- 110. Report à nouveau (solde créditeur) : il permet de solder le reliquat du résultat une fois affectés les réserves et les dividendes.
- 119. Report à nouveau (solde débiteur) : sont comptabilisées dans ce compte les pertes de l'exercice. Il faudra ensuite solder ce compte les exercices suivants en y affectant les résultats bénéficiaires.
Cours comptabilité générale française
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