La facture est adressée par le fournisseur au client lors d'une vente de biens ou de services, elle est établie au moins en double exemplaire (un pour le client, un pour le fournisseur) et doit comporter un certains nombres de mentions légales (nom, adresse, etc.). Elle est souvent complétée par des conditions générales de vente.
Il existe différents type de facturation, notamment :
- Les factures d'achats.
- Les factures de ventes.
Il faut également distinguer la saisie des réductions (rabais, remise, ristourne et escompte), les frais accessoires sur les achats ou sur les ventes, les emballages et la consignation.
Chapitre 1 : La saisie des factures d'achats
La comptabilisation des achats passe par :
- le débit du compte de charge 60. Achats pour un montant HT,
- le débit du compte 44566. TVA déductible pour le montant de la TVA,
- le crédit du compte 40. Fournisseurs (achat à crédit) ou d'un compte trésorerie (achat comptant, compte 512. Banques, 53. Caisse) pour le montant TTC.
Il existe différents types d'achats :
- marchandises, compte 607 Achat de marchandises : achetés pour être revendues.
Par exemple l'achat par un commerce de jouets pour 100 euros HT à crédit s'enregistre par :
- le débit du compte 607 Achat de marchandises pour 100 euros (HT),
- le débit du compte 44566 TVA sur autres biens et services pour 19.6 euros (TVA = 100*19.6%),
- le crédit du compte 401 Fournisseur pour 119,60 euros (TTC=100+19,6).
- approvisionnements : achetés pour la formation des biens et services à vendre ou à immobiliser. Ils comprennent les matières premières, les matières consommables et les emballages. Les matières premières sont des matières plus ou moins élaborées destinées à entrer dans la composition des produits traités ou fabriqués.
Par exemple, l'achat par une industrie au comptant de matières premières pour 500 euros TTC s'enregistre par :
- le débit du compte 601 Achats stockés - Matières premières pour 418,06 euros (HT=500/1,196),
- le débit du compte 44566 TVA sur autres biens et services pour 81.94 euros (montant de la TVA=500-418.06),
- le crédit du compte 512 Banques pour 500 euros (TTC=418.06+81.94).
Lorsqu'un client mécontent retourne une marchandise, le fournisseur doit établir une facture d'avoir. Elle donne lieu à un enregistrement inverse à celui de la commande initiale.
Par exemple, après avoir retourné des jouets défectueux, notre commerçant reçoit une facture d'avoir de son fournisseur de 119.60 euros TTC, il faut alors passer les écritures suivantes :
- débiter le compte 401 Fournisseur pour 119.60 euros,
- créditer le compte 607 Achat de marchandises pour 100 euros,
- créditer le compte 44566 TVA sur autres biens et services pour 19.60 euros.
Chapitre 2 :La saisie des factures de vente
- créditer le compte de produit 70. Ventes de produits fabriqués, prestations de services, marchandises pour un montant HT,
- créditer le compte 44571. TVA collectée pour le montant de la TVA,
- débiter le compte 41. Clients et comptes rattachés pour un montant TTC.
Pour enregistrer une vente, il faut utiliser l'un des comptes suivants :
- 701. Ventes de produits finis : produits qui ont atteint un stade définitif dans le cycle de production.
- 702. Ventes de produits intermédiaires : produits achevés mais qui sont destinés à entrer dans une nouvelle phase du cycle de production.
- 703. Ventes de produits résiduels : ils sont constitués par les déchets et les rébuts de fabrication.
- 704. Travaux : les activités de construction immobilière.
- 705. Etudes.
- 706. Prestation de services.
- 707. Ventes de marchandises.
- 708. Produits des activités annexes : activités qui ne constituent pas l'activité principale de l'entité.
Par exemple, notre commerçant vend pour 50 euros TTC de jouet à un client, il faut passer les écritures suivantes :
- débiter le compte 411. Clients pour 50 euros,
- créditer le compte 707. Ventes de marchandises pour 41,80 euros,
- créditer le compte 44571. TVA collectée pour 9.20 euros.
Chapitre 3 : Les réductions
Les réductions commerciales qui figurent sur une facture d'origine ne se comptabilisent pas car elles sont directement déduites des comptes 6 et 7 (le montant enregistré étant le net commercial, toutes réductions comprises).
Par contre, si la réduction figure sur une facture d'avoir, il faut la comptabiliser à l'aide des comptes spécifiques 609. Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats (chez le client) ou 709. Rabais, remises et ristournes accordés par l'entreprise (chez le fournisseur).
Les comptes 609 et 709 sont inversés comme le signal le 9 en troisième position. Ainsi on crédite le 609 et on débite le 709.
Par exemple, notre commerçant de jouet reçoit une facture d'avoir avec une ristourne sur chiffre d'affaires de 100 euros HT, il faut passer les écritures comptables suivantes :
- débiter le compte 401 Fournisseurs pour 119.6 euros
- créditer le compte 609. Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats pour 100 euros
- créditer le compte 44566 TVA sur autres biens et services pour 19.6 euros.
Les réductions à caractère financier sont obligatoirement enregistrées en comptabilité en utilisant les comptes 765. Escomptes obtenus (chez le client) ou 665. Escomptes accordés (chez le fournisseur). Le montant de ces comptes est HT.
Par exemple notre commerçant reçoit une facture d'achat avec en HT : 200 euros d'achat de jouet, un rabais de 50 euros, un escompte de règlement de 10 euros. Il faut saisir cette facture de la façon suivante :
- débiter le compte 607. Achat de marchandises pour 150 euros (200 - 50)
- débiter le compte 44566 TVA sur autres biens et services pour 27,44 euros ((200 - 50 - 10)*19.6%)
- créditer le compte 765. Escomptes obtenus pour 10 euros
- créditer le compte 401 Fournisseurs pour 167.44 euros (150 + 27.44 - 10).
Chapitre 4 : frais accessoires sur achats
Pour enregistrer les frais accessoires liés aux achats (en générale il s'agit des frais de livraison), il faut débiter les comptes suivants :
- 6163. Assurance transport.
- 6221. Comissions et courtages sur achats.
- 6224. Rémunérations des transitaires.
- 6226. Honoraires.
- 6241. Transports sur achats.
Les entreprises ont la possibilité de porter les frais accessoires d'achats directement au débit des comptes d'achats concernés (dans notre exemple le compte 607) lorsqu'ils peuvent être affectés de façon certaine aux bien concernés. Elles peuvent aussi porter les frais accessoires au débit du compte 608. Frais accessoires d'achats.
Par exemple, notre commerçant reçoit une facture d'achat de jouet avec 1 000 euros HT d'achat de marchandises et 100 euros HT de fais de livraison. Il faut passer les écritures suivantes :
- débiter le compte 607. Achat de marchandises pour 1 000 euros,
- débiter le compte 6241. Transports sur achats pour 100 euros,
- débiter le compte 44566 TVA sur autres biens et services pour 215.60 euros ((1000 + 100)*19.6%),
- créditer le compte 401 Fournisseurs pour 1315.60 euros (1000 + 100 + 215.60).
Pour enregistrer les frais accessoires liés aux ventes, il faut utiliser l'un des comptes suivants :
- Le vendeur peut intéger ses frais accessoires directement dans son chiffre d'affaires, dans ce cas il utilisera un compte vente habituel (70. Ventes).
- Ou il peut facturer cette prestation, dans ce cas, il faut utiliser le compte 708. Produits des activités annexes.
- Ou dernier cas s'il passe par un prestataire, s'il a été mandaté par son client il faut utiliser le compte 467. Autres comptes débiteurs. Celui-ci sera soldé lorsque le client aura remboursé ces frais. En l'absence de mandat, il faut utiliser le compte 708. Produits des activités annexes.
Par exemple, notre commerçant vend par correspondance des jouets, il facture 100 euros HT de vente de jouet, 10 euros HT de frais de livraison à son client. Il faut alors :
- débiter le 411. Clients pour 131.56 euros TTC,
- créditer le compte 707. Ventes de marchandises pour 100 euros,
- créditer le compte 708. Produits des activités annexes pour 10 euros,
- créditer le compte 44571. TVA collectée pour 21.56 euros ((100 + 10)*19.6%).
Si par contre notre commerçant décidait de prendre à sa charge les frais de livraison, on devrait :
- débiter le 411. Clients pour 119.60 euros,
- créditer le compte 707. Ventes de marchandises pour 100 euros,
- créditer le compte 44571. TVA collectée pour 19.6 euros,
- débiter le 6242. Transports sur vente pour 10 euros,
- débiter le 44566 TVA sur autres biens et services pour 1,96 euros,
- créditer le compte 401 Fournisseurs pour 11.96 euros.
Chapitre 6 : Les emballages
Les emballages sont des objets destinés à contenir des articles, ils peuvent être utilisés par l'entreprise pour ses besoins internes ou livrés au client avec leur contenu.
Les emballages perdus sont livrés avec leur contenu sans consignation ni reprise. Il faut les comptabiliser en débitant le compte 60261. Achats d'emballages perdus.
Les emballages récupérables identifiables sont conservés provisoirement par le client puis repris par le fournisseur dans des conditions déterminées. Ils sont comptabilisés chez le fournisseur par le débit du compte 2186. Emballages récupérables.
Les emballages récupérables non identifiables ne font pas l'objet d'un suivi individualisé par le fournisseur. Il faut débiter le compte 60265. Achats d'emballages récupérables non identifiables.
Les emballages à usage mixte sont non identifiables et peuvent être vendus, consignés ou prêtés aux clients. Il faut débiter le compte 60267. Achats d'emballages à usage mixte.
Cours comptabilité générale française source:analyse-comptable.fr
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