Pourquoi dématérialiser les documents comptables ?

La dématérialisation comptable a pour but de gestionner et gérer de façon totalement électronique les données ou les documents métier (correspondances, factures, brochures, supports administratifs …) qui transitent au sein d'un cabinet, notamment dans le cadre d’échanges avec des autres partenaires (administrations, clients, fournisseurs …). 

La dématérialisation, c’est le remplacement des documents papier par des documents électroniques, une étape qui a pour objectif principal la mise en œuvre du fameux "un bureau sans papier". 

Dématérialiser un document consiste à le transformer en le diffusant sur un support électronique. 

Ainsi, l'information de gestion, qui était stockée et diffusée sur un support ou un document papier, devient stockée et diffusée sur un support électronique, ce qui ne supprime pas les flux physiques de biens associés aux flux de gestion.

Pourquoi dématérialiser?

La dématérialisation comptable permet de baisser le coût de traitement de l’information tout en fluidifiant les processus. Toutes les sociétés qui
envisagent la dématérialisation souhaitent optimiser plus facilement leur fonctionnement interne. 

Il existe actuellement une incompatibilité dans le fait de continuer à utiliser le document papier, alors qu'aucune personne ne peut imaginer son travail sans sa messagerie électronique et sans internet. Les processus organisationnels basés sur des supports papier sont lents, coûtent cher et sont source d’erreurs. 

Aussi, la dématérialisation comptable est non seulement un sujet concret mais aussi un enjeu majeur pour tout Cabinet : 

-gain de temps, 

-diminution de l'utilisation des imprimantes et des photocopieurs, 

-meilleure communication en interne et à l'extérieur du Cabinet

-amélioration de la productivité

-les tâches administratives sont réduites

-les gains de productivité, et de rendement sont optimisés

Comment dématérialiser ?

Vous ne vous en rendez-pas compte, mais un très grand nombre de vos opérations et transactions comptables se font déjà de manière dématérialisée. Le plus souvent elles sont effectuées par votre expert comptable pour l'envoi de vos déclarations de TVA, impôts et taxes, cotisations sociales....

Bien qu'instituée depuis plusieurs années, la dématérialisation comptable au niveau des particuliers, est encore au début de son développement.

Au sein d'une société , la dématérialisation revêt de nombreux formes, et il existe vraisemblablement dans chaque organisation certains documents qui sont déjà dématérialisés.

qu'en pensez vous?